¿Cómo utilizar preguntas para resolver problemas en una empresa cuando lucen como insuperables?

Al enfrentarse a un escenario que se considera caótico, que se desconoce cómo abordarlo, la sensación es que no hay salida, que se está muy agobiado, estresado para encontrar soluciones.

EL LADO POSITIVO DE LOS PROBLEMAS

Un problema puede encerrar oportunidades, el fin de una forma de trabajar, para hacer más eficientes los procesos, para renovar los conocimientos.

Un problema también nos hace salir de la zona de confort.

También puede plantearse el problema desde el siguiente enfoque: como la diferencia entre lo que se tiene actualmente y lo que se desea obtener.

El objetivo de plantear preguntas es visualizar la situación o problema desde una perspectiva diferente. Se pretende

• Iluminar áreas oscuras.
• Cambiar cómo se piensa acerca de un determinado problema.

Utilizar los cuestionamientos como herramienta para plantear correctamente el problema y que los colaboradores puedan visualizar opciones, a los escenarios más viables a implementar, es como pueden utilizarse las preguntas para resolver problemas.

Las preguntas poderosas, permiten ver los problemas desde diferentes ángulos, lo que enriquecerá el proceso de solución.

Recuerda, LAS PREGUNTAS PODEROSAS PROVOCAN QUE LAS PERSONAS REFLEXIONEN.

Presentamos de una forma organizada por tipo de escenario las preguntas que pueden facilitar la resolución de los problemas:

Los 3 cuestionamientos siguientes, ayudan a IDENTIFICAR O DESCARTAR UNA SITUACIÓN DE CONFLICTO. Así como determinar si es el momento adecuado para dedicar espacio en la agenda para trabajar.

• ¿Cómo sabes que algo está mal, que es un problema?
• ¿Qué es lo que deseas hacer al respecto?
• ¿Qué prioridad se le asignará para encontrar la solución?

Preguntas que AYUDAN A COMPRENDER LA SITUACIÓN. Ante un conflicto, es importante recopilar información para tener conocimiento sobre la dimensión de la gravedad, cómo está impactando. La información recopilada es de utilidad para determinar los recursos a asignar.

• ¿Qué es lo que está ocasionando el problema?
• ¿Cómo está impactando el problema?
• ¿Qué es lo que más te preocupa acerca del problema?
• ¿A quiénes les está afectando?
• ¿Cuál es el principal obstáculo / Cuáles son los principales obstáculos?

Preguntas para TRABAJAR CON LOS COLABORADORES. La etapa de trabajar con los colaboradores, suele ser la columna vertebral del proceso. Hay que apoyarlos, motivarlos con preguntas para resolver problemas para explotar su potencial y enfocarlos en un mismo objetivo.

• ¿Cómo te involucraste en el problema?
• ¿Qué es lo que podría empeorar el problema?
• ¿Qué es lo que hace aferrarte al problema?
• ¿Quiénes consideras deben participar en la búsqueda de soluciones?
• En escala de 1 al 10 ¿Qué grado de complejidad le asignas a este problema?
• Si la calificación anterior es 6 o mayor ¿En qué otras ocasiones enfrentaste una situación similar? ¿Qué acciones permitieron solucionar el problema? ¿Encontraste que el problema no era tan grave como inicialmente lo consideraste?
• ¿Esta situación será relevante, en una semana, en un mes, en un semestre, un año, 5 años? ¿Debido a que será relevante / ya no será relevante?
• En el peor de los escenarios ¿Cuáles serían las consecuencias? ¿Qué provecho puede obtenerse?
• ¿Cómo está afectando el estrés que sientes debido al problema?
• ¿Cómo se puede dividir el problema en etapas y que facilite la búsqueda de alternativas de solución?
• ¿Qué te ha permitido tener éxito en el pasado?
• Si alguna persona tuviera un problema similar al que estás enfrentando y se acerca a ti a solicitarte un consejo ¿Qué es lo que le aconsejarías?

PREGUNTAS PARA EL SEGUIMIENTO. No solo se utilizan las preguntas para resolver problemas; una vez que se han identificado, causas y encontrado alternativas, hay que dar seguimiento hasta el final de su implementación.

• ¿Qué más puedes contar acerca de <la situación>?
• ¿Cuáles han sido los principales retos que has enfrentado al implementar la alternativa seleccionada?
• ¿Qué otras alternativas, recursos, has utilizado?
• ¿Qué más necesitas para avanzar?
• ¿Qué alternativas / recursos tienes, pero aún no has utilizado?
• ¿Qué es lo que no se había considerado inicialmente y que puede representar un potencial obstáculo?
• ¿Qué es lo que más te preocupa?
• ¿Quién / quienes te pueden ayudar a resolver este problema?
• ¿Qué más puedes hacer?

PREGUNTAS PARA RESOLVER PROBLEMAS – GENERAR ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN. Encontrar alternativas es una etapa llena de retos y que requiere de buenas ideas. Alguna de esas ideas puede ser una solución directa.

• A continuación, las siguientes preguntas ayudarán en este proceso,
• ¿Qué cambios son necesarios hacer para resolver este problema?
• ¿Quiénes son las personas indicadas para participar en la búsqueda de alternativas?
• ¿Qué sucede si no se hace algo al respecto?
• ¿En qué casos de éxito puedes tomar de referencia para encontrar alternativas?
• ¿Qué propones?

PREGUNTAS PARA GENERAR POSIBILIDADES. Hay una tarea por realizar, una situación que atender. Las siguientes preguntas ayudarán a salir del ciclo de cero ideas y pensamientos sobre cómo proceder.

• ¿Qué es lo que sí puedes hacer?
• ¿Qué es lo que si sabes hacer?

PREGUNTAS PARA RECOPILAR APRENDIZAJES. Esta es la etapa de valor agregado para todos los involucrados, para la empresa. Entre los beneficios de invertir tiempo en recopilar aprendizajes están: 

• Motivación y crecimiento para los participantes.
• Oportunidad de detectar y cambiar procedimientos obsoletos.
• Oportunidad de desarrollar habilidades de liderazgo.
• Adquirir nuevos conocimientos.
• Identificar ventajas competitivas.
• Mejorar la relación con los clientes.

    Las siguientes preguntas serán de utilidad en esta etapa,

• ¿Cuál ha sido tus principales aportaciones para solucionar este problema?
• En la búsqueda / implementación de soluciones ¿Qué fue lo que sí funcionó? ¿Qué fue lo que no funcionó?
• En una próxima situación similar ¿Qué es lo que harás diferente? ¿Cuánto tiempo transcurrió antes de darte cuenta de actuar?
• ¿Cuáles son los principales aprendizajes de esta experiencia, desde la identificación del problema hasta la conclusión de la solución?
• ¿Cómo ayuda esta experiencia – el problema resuelto – a tu crecimiento?
• ¿Qué fue lo que hiciste para evitar que el problema se hiciera más grande?
• ¿Cuáles / quienes son los principales beneficios / beneficiados con el problema resuelto?
• ¿Qué es etapa del proceso ha sido lo que más ha aportado a tu crecimiento?
• ¿Qué habilidades mejoraste / desarrollaste durante este proceso?

Un aspecto positivo que se obtiene de los problemas, son los aprendizajes.

Encontrar e implementar con éxito la solución, no debe ser lo único importante; el conocimiento, los cambios, lo que ya no funciona, hay que documentarlo.

Sobre todo en las empresas, otras áreas pueden enfrentar una situación similar; ya se conocerá como actuar, e inclusive ir más allá, que hacer para prevenir situaciones de esta naturaleza.

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